Egnssamlingens Støtteforening afholder generalforsamling i foråret, inden udgangen af marts måned. Dagsordenen følger vedtægterne, som du kan læse her.
Generalforsamling i Egnssamlingens Støtteforening
20. marts 2024 – Søndergade 6, 9493 Saltum
Formand for Institutionen Peter Damgaard byder velkommen, og der indledes med en sang: Det er forår, alting klippes ned.
Dagsorden ifølge vedtægterne:
1. Valg af dirigent
Bestyrelsen foreslog Ane-Marie Søndergaard som dirigent. Ane Marie Søndergaard vælges og introducerer den siddende bestyrelse: Peter Damgaard, Henning Nielsen, Carsten Andersen, Henrik Munkholt, Kirsten Pilgaard, Jane Koller, Lis Damgaard, Eva Heidemann og Hanne Jensen.
2. Bestyrelsens beretning
Formand for Støtteforeningen, Kirsten Pilgaard, aflagde beretning for Støtteforeningen:
Beretning Egnssamlingens støtteforening 2023
Det er blevet forår og derfor tid til endnu en beretning fra Egnssamlingens støtteforening.
Allerede i foråret var der flere opgaver at tage fat på. Vi fik åbnet vore lokaler igen, efter de var lukket ned hen over vinteren for at spare udgifter til varme. Alt skulle jo står klar til både generalforsamling, aktivitetsdag i forbindelse med påske og ikke mindst til Saltum Festdage – Uld og Kunsthåndværk i starten af maj. Det er dejligt at arbejde med disse opgaver, da hele den flok af frivillige, vi har i Egnssamlingen, i den grad står sammen om disse opgaver. Der summer som i en bikube i ugerne op til. Dette er en weekend, der ikke kun giver meget arbejde, men som også er med til at give økonomisk overskud til støtteforeningen, der så senere kan komme selve Egnssamlingen til gode.
Hen over sommerferien havde vi de sædvanlige aktivitets tirsdage, hvor der var fin tilslutning og mange børn med forældre/bedsteforældre kom og var aktive i smedjen, multihuset, skolestuen eller med at benytte det gamle legetøj. Det er fantastisk at se den glæde, det kan sprede.
I september måned var der udflugt for de frivillige til Hanstholm, hvor vi besøgte kanonstillingen, en spændende oplevelse, på hjemvejen havde vi et stop ved testmøllerne i Østerild. En rigtig god dag med spændende oplevelser.
I efteråret havde vi et samarbejde med Inger Thunbo, om en dag med temaet ”nøjsomhed” . Vi lånte mange af Inger Thunbos ting fra krigsårene og perioden derefter, hvor det var helt tydeligt at der var mangel på tekstiler. Ketty Johansen var her og fortælle om tingene. Alt blev genbrugt eller lappet til det ikke kunne mere. En rigtig spændende dag med fin tilslutning.
En sikker vinder hvert efterår er vore pindsvin, de når knap nok at blive født inden de er solgt. Det var tænkt som en vare til Adventshyggen, men vore frivillige må i gang med at lave dem i god tid op til advent, for at følge med efterspørgslen. En anden fast tradion er de hjemmebagte æbleskiver og gløgg der serveres i Multihuset. Vi har flere besøgende der siger der ikke bliver Jul uden denne tradition.
Vi har taget et nyt it-system i brug til registrering af vore medlemmer. Det har I som medlemmer allerede mødt, da der i januar måned blev sendt opkrævning ud med dette års kontingtbetaling. At vi gør det på denne måde fremover, betyder at vi ved hvor mange årskrifter, vi skal trykke, og på den måde reducerer udgifterne til trykningen heraf. Der behøver ikke at stå flere kasser med tiloversblevne årskrifter på depotet. Det er muligt at nogle af Jer ikke har opdaget denne mail, da det kan være, den er kommet i Jeres spamfilter. Det vil jeg gerne opfordre til I ser efter, hvis I ikke har modtaget en mail. For at gøre dette system så optimalt som muligt opfordrer vi til, at Jer der ikke har oplyst en mailadresse til os gør det, da portoen på papirbreve er steget voldsomt i år.
Til slut vil jeg gerne takke alle de frivillige og andre samarbejdspartnere vi har i støtteforeningen, uden Jer ville vi slet ikke eksistere. At løfte i flok giver det bedste resultat.
Formanden for institutionen, Peter Damgaard, aflagde sin beretning for 2023:
Beretning for Institutionen Egnssamlingen 2023.
Et år er gået siden vores sidste generalforsamling, og det er tid for mig at aflægge min første beretning for Institutionen.
De foregående år har, for institutionen, været temmelig kaotiske med alle Corona restriktionerne og Institutionens økonomiske situation pga. manglende fremskrivninger af de offentlige tilskud, hvorved institutionens økonomi blev gradvis dårligere og dårligere.
2023 har på alle måder været et nyt år for Institutionen, dels er vi kommet af med alle Corona restriktionerne, dels har vi fået en ny konstitution hvor Aske Kristoffersen som kommunalt ansat Faglig konsulent sammen med formanden for institutionen udgør den nye ledelse.
På Aske’s og egne vegne vil jeg gerne takke dels den tidligere bestyrelse og i særdeleshed Dorte Gregersen for den støtte og opbakning vi har fået, i arbejdet med at komme i gang med den nye konstitution.
I 2023 har vi, i lighed med tidligere år, modtaget mange donationer i form af arkivalier, museumsgenstande og billeder. Den største enkelt donation har været fra Lene Rasmussen, hvor vi i foråret fik lov at tømme hendes værksted med alt værktøj, skitser, udkast, forstudier og færdige kunstværker. Vi er beærede over at hun vil betro os, på Egnssamlingen, at bevare dette materiale for eftertiden. En kæmpe tak til Lene Rasmussen for dette. Lene’s donation betød ikke kun at vores samling af lokale kunstnere og deres arbejder blev voldsomt forøget; men gav også en masse arbejde. Heldigvis har vi en stor flok af frivillige som altid er klar til at stille op og hjælpe med at få det hele flyttet, registreret og ikke mindst udstillet. Vi kunne således allerede i oktober holde fernisering på den nye udstilling af Lene Rasmussens værker. Hvis I ikke allerede har set udstillingen så vil jeg anbefale at komme og se den.
Takket være alle de frivillige i Støtteforeningen har det også været mulig at fortsætte alle de tidligere aktiviteter såsom Aktivitetsdagene i skolebørnenes ferie, Adventstuen og Saltum Festdage. Alt sammen aktiviteter der er med til at synliggøre Egnssamlingen
I 2023 fik vi også tømt lageret på Søndergaard, ikke så meget fordi vi selv havde overvældende depot plads men ligeså meget fordi der trængte til en kraftig oprydning, og at stedet ikke var velegnet til længere tids opbevaring af museumsgenstande. Vi har nu, takket være det nye træværksted, fundet midlertidig plads her i kroen til disse genstande. Dette er imidlertid heller ikke en fremtidssikret løsning; men vi arbejder på at finde en løsning.
Stedet hvor vi nu befinder os blev oprindeligt opført i 1902 som et forsamlingshus for egnens foreninger og beboere. Denne funktion vil vi fra Egnssamlingens side gerne bibeholde og samtidig sikre udstillingsmuligheder for Egnssamlingen, samt depotplads. Der har tidligere været udarbejdet planer for området/bygningerne; men disse var meget omfangsrige (og dyre), og tog primært sigte på funktionen som museum. I bestyrelsen vil vi gerne renovere/ombygge de bestående bygninger således at de fremover kan bruges som mødested for egnens foreninger og beboere samt bruges som udstillingslokaler og depot for Egnssamlingen. Til dette arbejde håber vi på en omfattende samarbejde med egnens Foreninger/beboer og vi har sendt en ansøgning til Realdania fonden om hjælp til at udforme disse tanker/ideer og vise en vej til realisering af disse.
I efteråret 2022 var det en meget dyster fremtid bestyrelsen så ind i, og de måtte indføre nogle drastiske tiltag for at sikre økonomien (nedlukning af lokaler og betaling for alle besøg i Egnssamlingen, også for Støtteforeningens medlemmer). Nu har energipriserne igen stabiliseret sig og vi har fået overblik over vores fremtidige økonomi, så vi genindfører gratis adgang for Støtteforeningens medlemmer.
3. Aflæggelse af årsregnskab gennemgået af bilagskontrollanter
Henning Nielsen prsenterer årets regnskab.
Der er sket en stor stigning på ca 93.000 kr i sponsorindtægter, som er den væsentlige stigning fra 2022 til 2023. Der er et overskud på 238.093 kr i overkud, og der udloddes 100.000 kr heraf til institutionen. Resultat: 51.146 kr. Passiver i alt 505.122 kr.
Regnskabet er godkendt af Per Østergaard og Børge Andersen, som har kontrolleret bilagene.
4. Fastlæggelse af kontingent for det kommende år
Foreslås uændret. Generalforsamlingen er enig.
5. Indkomne forslag fra bestyrelse og medlemmer
5.1: Forslag om ændring af vedtægternes §5: Forslag til reduktion af antal bestyrelsesmedlemmer. Forslaget vedhæftet nederst.
Forslaget begrundes med at det er blevet sværere at tiltrække bestyrelsesmedlemmer.
Hvis forslaget godkendes af Generalforsamlingen, så kræver det at forslaget vedtages ved en ekstraordinær Generalforsamling.
6. Valg til bestyrelse
På valg er Jane Koller, Lis Damgaard, Eva Heidemann og Hanne Jensen.
Der er to bestyrelsesmedlemmer der ikke ønsker genvalg (Lis Damgaard og Hanne Jensen) og pt. er der kun én der ønsker at stille op til valg (Kirsten Pedersen, Saltum).
Kirsten Pedersen blev valgt, og Eva Heidemann og Jane Koller blev genvalgt.
Da der ikke meldte sig kandidater til Generalforsamlingen, så bemyndigede Generalforsamlingen Bestyrelsen til selv at supplere sig.
7. Valg af suppleanter
Anne Marie Kjeldsen og Karen Jensen blev valgt som suppleanter.
8. Valg af to bilagskontrollanter
Per Østergaard og Børge Andersen foreslås genvalgt. Begge er genvalgt.
9. Valg af suppleant for bilagskontrollant
Per Bjørn forelås og vælges.
10. Eventuelt
I forbindelse med at medlemsregistreringen er overført til Conventus, så har det været nødvendigt at indsamle emailadresser på alle Støtteforeningens medlemmer. I den forbindelse blev der trukket lod om et gavekort blandt de 35 medlemmer der har sendt deres email til bestyrelsen. Tove Ladefoged og Niels Jørgen Hansen fra Kaas vandt et Jammerbugt-gavekort på 300kr.
Der spørges ind til Egnssamlingens navn, da der er et forskelligt navn fra hjemmeside, facebook, og vedtægter. Det officielle navn er Egnssamlingen, et lokalhistorisk arkiv og museum ved Jammerbugten.
Da der ikke er flere spørgsmål og bemærkninger, erklæres Generalforsamlingen afsluttet.
—
Efter generalforsamlingen holdt Berno Jacobsen et foredrag om sin opvækst i Saltum omkring 1970, et emne som han også har skrevet en artikel om til Egnssamlingens Årsskrift 2024.
Bilag
Ordlyd af forslag til vedtægtsændring (reduktion af antal bestyrelsesposter):
§5 Bestyrelsen (nuværende)
Støtteforeningen består af en bestyrelse på 9 medlemmer. Bestyrelsens medlemmer sidder 2 år og afgår skiftevis med 4 det ene år og 5 det næste. Hvert år vælges 2 suppleanter til bestyrelsen samt 2 bilagskontrollanter og 1 bilagskontrollant suppleant.
Bestyrelsen konstituerer sig en gang årligt med formand, næstformand, kasserer og sekretær som fører forhandlingsprotokollen. Kassererjobbet kan varetages af en forretningsfører valgt udenfor bestyrelsen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når enten 5 medlemmer inkl. formanden eller 7 medlemmer er til stede. Ved afstemning med stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne og trufne beslutninger. Denne underskrives efterfølgende af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen holder møde mindst 4 gange årligt. Møder indkaldes af formanden, eller når 4 bestyrelsesmedlemmer begærer det.
Foreslås ændret til:
§5 Bestyrelsen (forslag til ændring 1. og 3. punkt)
Støtteforeningen består af en bestyrelse på 7 medlemmer. Bestyrelsens medlemmer sidder 2 år og afgår skiftevis med 4 i ulige år og 3 i lige år. Hvert år vælges 2 suppleanter til bestyrelsen samt 2 bilagskontrollanter og 1 bilagskontrollant suppleant.
(I overgangsåret (2025) afgår 5 bestyrelsesmedlemmer og der vælges kun 4, efterfølgende år (2026) afgår 4 og der vælges kun 3. Dette afsnit kan slettes af vedtægterne efter Generalforsamling 2026 uden ekstraordinær generalforsamling.)
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når enten 4 medlemmer inkl. formanden eller 5 medlemmer er til stede. Ved afstemning med stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Referat: Aske Kristoffersen.
Dirigent: Ane Marie Søndergaard.
PDF version af referatet kan findes her.
Referater fra tidligere år kan findes her.