§1 – Navn, hjemsted og status
Egnssamlingen, Et Lokalhistorisk Arkiv og Museum ved Jammerbugten, er en selvejende institution, og forkortes efterfølgende ”Egnssamlingen”.
Hjemsted og arbejdsområde er Hvetbo Herred, og Egnssamlingen er fysisk placeret i Saltum.
Egnssamlingen er ansvarlig for opretholdelse af en støtteforening. Støtteforeningen drives jf. egne vedtægter.
§2 – Formål og ansvarsområde
Egnssamlingens formål er:
- at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale, historisk viden og andre data uanset medium – samt museumsgenstande af ikke-statslig proveniens med tilknytning til arbejdsområdet, dets beboere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid
- at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for arbejdsområdets historie
- at drive museumsudstillinger med henblik på formidling af historien og kulturlandskabet ved Jammerbugten, samt levendegørelse af arbejdssituationer og erhverv fra det 20. århundredes landsbymiljø
- at indsamle viden om og formidle lokalt funderet kunst og kultur
Formidlingen samles i ”Et Lokalhistorisk Arkiv og Museum ved Jammerbugten”.
§3 – Bestyrelsen
Egnssamlingen ledes af en bestyrelse bestående af 5-9 medlemmer.
Bestyrelsen udpeges af bestyrelsen for Egnssamlingens støtteforening.
Bestyrelsen konstituerer sig selv en gang årligt med en formand og en næstformand.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når minimum 4 medlemmer inkl. formanden er til stede. Ved stemmelighed bortfalder det forslag, som er til afstemning.
Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af formanden for institutionen, formanden for støtteforeningen og et medlem af bestyrelsen
Forretningsudvalget tegner Egnssamlingen.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Der føres referat af forretningsudvalgsmøder / bestyrelsesmøder og trufne beslutninger. Referater udsendes pr. mail umiddelbart efter mødets afholdelse og underskrives af de deltagende forretningsudvalgs-/bestyrelsesmedlemmer ved næste møde.
Bestyrelsen holder møde mindst 3 gange årligt. Møder indkaldes af formanden, eller når tre bestyrelsesmedlemmer begærer det.
Jammerbugt kommunes lokalhistoriske konsulent fungerer som sekretær for Bestyrelsen og Forretningsudvalget.
I øvrigt kan bestyrelsen nedsætte arbejdsgrupper med selvstændigt ansvar for løsning af specifikke arbejdsopgaver.
§4 – Ledelsesforhold
Egnssamlingen ledes af Forretningsudvalget, bistået af Jammerbugt kommunes Lokalhistoriske konsulent.
Forretningsudvalget er ansvarlig for alle personalemæssige forhold (inkl. ansættelse og afskedigelse), Egnssamlingens budget og drift. Jammerbugt Kommunes Lokalhistoriske konsulent er ansvarlig for alle faglige forhold, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkivers standardinstruks for arkivledere.
Jammerbugt kommunes Lokalhistoriske konsulent deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret.
Egnssamlingens fastansatte personale kan ikke være medlem af bestyrelsen.
§5 – Budget, finansiering og regnskabsforhold
Egnssamlingen etableres og drives for midler, der søges tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger, private og sponsormidler.
Budgettet udarbejdes årligt og regnskabsåret følger kalenderåret.
Egnssamlingens regnskab revideres af enten en registreret / statsautoriseret revisor eller Kommunernes Revision
Pengemidler, som Egnssamlingen råder over, skal indestå på en for Egnssamlingen oprettet konto i et pengeinstitut.
Egnssamlingens kreditorer har kun institutionens formue at søge sig fyldestgjort i.
§6 – Arbejdsplan og årsberetning
Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan, et budget og overholdelse heraf.
Arbejdsplanen udarbejdes med et langt sigte, der som minimum skal gennemgås hvert femte år. Derudover laves en handlingsplan et år frem i tiden.
Hvert år udarbejdes en offentlig årsberetning.
§7 – Samlingen
Bestyrelse og ledelse for Egnssamlingen er, for genstandenes vedkommende, undergivet gældende lov om museer og de dertil hørende ministerielle bekendtgørelser.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at Egnssamlingens arkivalske samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid – og det på en sådan måde, at tilgængelighedsregler formuleret af Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver respekteres.
Arkivalier og genstande til samlingen modtages efter aftale med Egnssamlingens ledelse, og så vidt muligt ved brug af en donationserklæring, der giver Egnssamlingen ret til såvel kassation, overdragelse til tredjepart samt offentliggørelse af materialet på en af Egnssamlingen valgt måde, som respekterer eventuel ophavsret (fotos o. lign.).
Alle modtagne genstande og arkivalier skal registreres og efterfølgende opbevares. Allerede modtagne genstande kan kasseres efter forudgående vedtagelse i bestyrelsen.
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådant garanteres.
Genstande, der savner naturlig tilknytning til museets arbejdsområde, bør ikke indlemmes i Egnssamlingen, men bør søges henvist til et relevant museum.
§8 – Samarbejde med andre institutioner
Der skal i det daglige arbejde lægges vægt på samarbejde med beslægtede institutioner i landsdelen, og i den sammenhæng kan Egnssamlingen kan være medlem af relevante organisationer.
Derudover kan Egnssamlingen indgå i et formaliseret samarbejde, der i givet fald skal specificeres i et aftalegrundlag, som nøje beskriver parternes bidrag med hensyn til tid, ansvar, ydelser og økonomi.
§9 – Ophør
Skulle Egnssamlingen af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen for Jammerbugt Kommune og Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver, så deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter bestyrelsens beslutning.
§10 – Vedtægtsændringer
Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen og erstatter alle tidligere vedtægter.
Disse vedtægter kan alene ændres på forslag fra bestyrelsen, og efterfølgende godkendelse af Jammerbugt Kommune.
Således vedtaget på Bestyrelsesmødet d. 8. Maj 2023.
Forretningsudvalget for Egnssamlingen.
_________________________________
Peter Damgaard, Formand for Institutionen
_________________________________
Henning Nielsen, Næstformand for Institutionen
_________________________________
Kirsten Pilgaard, Formand for Støtteforeningen